Crear empleados en PrestaShop: permisos y roles explicados

¿Por qué necesitas un usuario administrador adicional en PrestaShop?

Si estás gestionando una tienda online, llega un momento en el que necesitas ayuda. Puede ser un empleado que gestione pedidos, un diseñador que ajuste plantillas o un compañero que se encargue del marketing. Entonces surge la pregunta: ¿le doy mi contraseña de administrador principal? La respuesta es NO, jamás hagas eso.

Crear un usuario administrador adicional (o empleado con permisos) en PrestaShop es una práctica esencial de seguridad y organización. Te permite controlar quién hace qué, limitar el acceso a secciones sensibles y mantener un registro de las acciones de cada persona. Además, si alguien comete un error, sabrás exactamente quién fue y podrás revertirlo sin comprometer la cuenta principal.

En esta guía completa, te explicaré paso a paso cómo crear un usuario administrador adicional en PrestaShop, tanto si tu hosting usa cPanel como si usa Plesk. No necesitas ser un experto técnico; solo sigue las instrucciones y en menos de 10 minutos tendrás tu nuevo empleado configurado.

Antes de empezar: ¿Qué necesitas?

Para llevar a cabo este proceso, necesitas tener a mano lo siguiente:

Acceso al panel de administración de tu hosting (cPanel o Plesk). Si no sabes cuál es, revisa el correo de bienvenida de tu proveedor de hosting o contacta con su soporte.
Tus credenciales de acceso a la base de datos de PrestaShop. Esto es fundamental porque en algunos métodos tendrás que modificar la base de datos directamente.
El nombre de usuario y contraseña del administrador principal de tu tienda PrestaShop.

[WARNING]
Nunca compartas tus credenciales de administrador principal con nadie. El objetivo de crear usuarios adicionales es precisamente evitar que tu cuenta maestra se vea comprometida. Si necesitas dar acceso total a alguien de confianza, crea un perfil con el rol de "SuperAdmin" pero con un correo electrónico y contraseña diferentes.

Método 1: Crear un empleado desde el panel de administración de PrestaShop

Este es el método más sencillo y recomendado para la mayoría de los casos. No necesitas tocar la base de datos ni tener conocimientos técnicos avanzados. Lo único que necesitas es acceso al back-office de tu tienda.

Paso 1: Accede al panel de administración

Abre tu navegador y escribe la URL de tu tienda seguida de /admin o la ruta personalizada que hayas configurado (por ejemplo, tutienda.com/admin1234). Introduce tu usuario y contraseña de administrador principal.

Paso 2: Ve a la sección de Empleados

Una vez dentro, busca en el menú lateral izquierdo la opción "Administración" o "Parámetros avanzados" (dependiendo de la versión de PrestaShop que uses). Dentro de esa sección, encontrarás el submenú "Empleados". Haz clic en él.

Paso 3: Añade un nuevo empleado

En la parte superior derecha de la pantalla verás un botón azul que dice "Añadir nuevo empleado". Haz clic en él para abrir el formulario de creación.

Paso 4: Completa los datos del formulario

Aquí es donde tienes que rellenar toda la información del nuevo usuario. Presta atención a los siguientes campos:

Nombre y Apellidos: Los datos reales de la persona que usará la cuenta.
Dirección de correo electrónico: Es crucial que sea una dirección válida y que no esté ya registrada en otro empleado. Esta será la que use para iniciar sesión.
Contraseña: Debe ser segura. Mezcla mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. PrestaShop te indica la fuerza de la contraseña en tiempo real.
Perfil: Este es el desplegable más importante. Por defecto, encontrarás perfiles como "SuperAdmin", "Administrador", "Traductor" o "Logística". Si quieres que tenga acceso total, elige "SuperAdmin". Si solo necesita gestionar pedidos, elige un perfil más restringido.

[TIP]
Si los perfiles predefinidos no se ajustan a lo que necesitas, puedes crear un perfil personalizado desde la opción "Perfiles" que encontrarás justo debajo de "Empleados" en el menú. Allí puedes marcar o desmarcar los permisos específicos de cada sección.

Paso 5: Configura opciones adicionales

En la parte inferior del formulario verás opciones como:

Activar: Debe estar en "Sí" para que pueda iniciar sesión.
Idioma del panel: Elige el idioma en el que verá el back-office.
Tema del panel: Puedes dejarlo por defecto.
Página de inicio: Opcional, puedes dejarlo en blanco.

Cuando hayas completado todo, haz clic en "Guardar".

Paso 6: Verifica el acceso

El nuevo empleado recibirá un correo electrónico con sus credenciales (si has marcado la opción de notificar). Pídele que inicie sesión y compruebe que ve todo lo que necesita. Si algo no cuadra, puedes editar su perfil en cualquier momento desde la lista de empleados.

Método 2: Crear un usuario administrador en PrestaShop desde cPanel

Este método es útil si por alguna razón no puedes acceder al panel de administración de PrestaShop (por ejemplo, si te has quedado bloqueado fuera). También es la opción que debes usar si necesitas crear un usuario con permisos muy específicos que no se pueden configurar desde la interfaz.

Paso 1: Accede a cPanel

Escribe en tu navegador tudominio.com/cpanel o usa la URL que te haya proporcionado tu proveedor de hosting. Introduce tus credenciales de cPanel.

Paso 2: Localiza phpMyAdmin

Dentro de cPanel, busca la sección de "Bases de datos". Allí encontrarás la herramienta "phpMyAdmin". Haz clic en ella. Se abrirá una nueva pestaña en tu navegador con la interfaz de gestión de bases de datos.

Paso 3: Selecciona la base de datos de PrestaShop

En el panel izquierdo de phpMyAdmin, verás una lista de todas las bases de datos de tu hosting. Identifica la que pertenece a tu tienda PrestaShop. El nombre suele tener un prefijo como tuusuario_prestashop o similar. Haz clic en ella para seleccionarla.

Paso 4: Busca la tabla de empleados

Una vez dentro de la base de datos, verás una lista de tablas. Busca la que se llama ps_employee (el prefijo puede variar, pero lo normal es que empiece por ps_). Haz clic en el icono de "Examinar" o "Browse" que aparece al lado del nombre de la tabla.

Paso 5: Añade un nuevo registro

En la parte superior de la pantalla, verás una pestaña que dice "Insertar" o "Añadir registro". Haz clic en ella. Se abrirá un formulario con todas las columnas de la tabla.

Paso 6: Rellena los campos necesarios

Esta es la parte delicada, así que ve con calma. Los campos que debes rellenar son:

id_employee: Déjalo vacío o pon NULL. Se autogenerará.
id_profile: Este campo es clave. El perfil 1 corresponde al SuperAdmin. Si quieres que tenga todos los permisos, pon 1. Si quieres un perfil más restringido, necesitas averiguar el ID del perfil que quieres (consúltalo en la tabla ps_profile).
firstname y lastname: El nombre y apellido del usuario.
email: El correo electrónico (debe ser único).
passwd: Aquí viene lo importante. PrestaShop guarda las contraseñas cifradas con MD5. No puedes escribir la contraseña en texto plano. Debes generar un hash MD5 de la contraseña que quieras usar. Puedes hacerlo en la propia página de phpMyAdmin usando la función SQL MD5('tucontraseña'). Escribe exactamente MD5('tucontraseña') (sin las comillas simples exteriores) en el campo, y phpMyAdmin lo convertirá automáticamente al hacer clic en "Continuar".
active: Pon 1 para que la cuenta esté activa.
date_add y date_upd: Pon la fecha actual en formato AAAA-MM-DD HH:MM:SS.

[INFO]
Si no te sientes cómodo editando la base de datos directamente, te recomiendo encarecidamente que uses el primer método. Un error aquí puede dejar tu tienda inaccesible. Si decides continuar, haz una copia de seguridad de la base de datos antes de tocar nada.

Paso 7: Guarda los cambios

Cuando hayas rellenado todos los campos, haz clic en el botón "Continuar" o "Guardar" en la parte inferior. Si todo ha ido bien, verás un mensaje de éxito y el nuevo empleado aparecerá en la tabla.

Método 3: Crear un usuario administrador en PrestaShop desde Plesk

Si tu hosting usa Plesk en lugar de cPanel, el proceso es muy similar pero con algunas diferencias en la navegación.

Paso 1: Accede a Plesk

Escribe tudominio.com:8443 en tu navegador o usa el acceso directo que te haya dado tu proveedor. Introduce tus credenciales.

Paso 2: Encuentra la base de datos

En el panel de Plesk, busca la sección "Sitios web y dominios" o "Websites & Domains". Haz clic en tu dominio. Verás un icono de "Bases de datos" o "Databases". Haz clic en él.

Paso 3: Accede a phpMyAdmin

Junto a la base de datos de tu PrestaShop, verás un icono o enlace que dice "phpMyAdmin". Haz clic en él. Se abrirá una pestaña con la interfaz.

Paso 4: Repite los pasos 4 a 7 del método anterior

A partir de aquí, el proceso es idéntico al de cPanel: busca la tabla ps_employee, haz clic en "Insertar", rellena los campos y guarda. No olvides el tema del hash MD5 para la contraseña.

[TIP]
Si tu hosting usa Syspanel (antes conocido como HestiaCP), ten en cuenta que el puerto de acceso es el 2106. Es decir, la URL sería tudominio.com:2106. Una vez dentro, busca la sección de bases de datos y sigue los mismos pasos que en Plesk.

Configuración avanzada: Crear roles y permisos personalizados en PrestaShop

Ahora que ya sabes cómo crear un empleado, es hora de que aprendas a sacarle el máximo partido a los roles y permisos. Esto te permitirá afinar quién puede hacer qué dentro de tu tienda.

¿Qué son los roles en PrestaShop?

Los roles (o perfiles) son conjuntos de permisos que se asignan a los empleados. PrestaShop viene con varios roles predefinidos, pero puedes crear los tuyos propios.

Cómo crear un rol personalizado

Ve a "Administración" > "Perfiles" en tu back-office.
Haz clic en "Añadir nuevo perfil".
Ponle un nombre descriptivo, por ejemplo, "Gestor de pedidos" o "Editor de contenidos".
Guarda el perfil.

Ahora tienes un rol vacío sin permisos. Para configurarlo:

Ve a "Administración" > "Permisos".
En la parte superior, verás un desplegable para seleccionar el perfil que quieres configurar. Elige el que acabas de crear.
Verás una tabla enorme con todas las secciones de PrestaShop y las acciones posibles (Ver, Añadir, Editar, Eliminar). Marca o desmarca las casillas según lo que quieras permitir.
Haz clic en "Guardar" al final de la página.

[INFO]
Ten cuidado con los permisos de "Ver" y "Editar". Un empleado con permiso de "Ver" en una sección podrá ver la información, pero no modificarla. Esto es ideal para roles de consulta o auditoría.

Consejos para una buena gestión de permisos

Principio de mínimo privilegio: Asigna solo los permisos estrictamente necesarios para que el empleado haga su trabajo. Si solo gestiona pedidos, no le des acceso a la configuración de módulos.
Revisa los permisos periódicamente: Cada vez que un empleado cambie de funciones, ajusta sus permisos en consecuencia.
No uses SuperAdmin a la ligera: Este rol tiene acceso total a todo, incluidos los archivos del servidor si el hosting lo permite. Úsalo solo para personas de máxima confianza.

Preguntas frecuentes sobre la creación de usuarios administradores en PrestaShop

¿Puedo tener varios usuarios con el rol SuperAdmin?

Sí, puedes tener tantos SuperAdmins como quieras. Sin embargo, te recomiendo limitar este número. Cada SuperAdmin puede borrar la tienda, modificar la base de datos y hacer cambios irreversibles.

¿Qué hago si un empleado olvida su contraseña?

Desde el panel de administración, ve a "Empleados", localiza al usuario y haz clic en el icono de edición (el lápiz). Ahí verás la opción de cambiar la contraseña. También puedes enviarle un correo de restablecimiento desde la pantalla de inicio de sesión si el empleado tiene acceso al correo electrónico asociado.

¿Cómo desactivo un empleado que ya no trabaja conmigo?

En la lista de empleados, verás una columna llamada "Activo". Simplemente cambia el valor de "Sí" a "No" en el empleado que quieras desactivar. Esto no borra sus datos, pero le impide iniciar sesión.

¿Los empleados pueden ver los pedidos de otros empleados?

Depende de los permisos que les asignes. Si quieres que un empleado solo vea sus propios pedidos, en la configuración del perfil hay una opción relacionada con el "alcance" de los pedidos. Busca en la sección de permisos la opción "Ver pedidos de otros empleados" o similar.

¿Es seguro modificar la base de datos para crear un empleado?

Es seguro si sabes lo que haces y haces una copia de seguridad previa. Sin embargo, para la mayoría de los usuarios, el método desde el back-office es mucho más seguro y sencillo. Usa el método de base de datos solo como último recurso.

¿Puedo crear un empleado desde un hosting con Syspanel?

Sí, el proceso es el mismo que en Plesk. Solo recuerda que el acceso a Syspanel es a través del puerto 2106. Una vez dentro, busca la sección de bases de datos y sigue los pasos indicados.

Conclusión: La gestión de empleados es la clave para escalar tu tienda

Crear usuarios administradores adicionales en PrestaShop no solo es una cuestión de seguridad, sino de eficiencia. Te permite delegar tareas, tener un control claro de las acciones y escalar tu negocio sin depender de una sola persona. Ya sea desde el panel de administración, desde cPanel o desde Plesk, el proceso es accesible para cualquier persona con un mínimo de paciencia.

Mi recomendación final es que empieces con el primer método (desde el back-office) y solo recurras a la base de datos si es estrictamente necesario. Configura roles personalizados, asigna permisos con cabeza y revisa periódicamente quién tiene acceso a qué. Tu tienda te lo agradecerá.

Si tienes cualquier duda durante el proceso, no dudes en consultar la documentación oficial de PrestaShop o contactar con el soporte de tu hosting. ¡Buena suerte con tu tienda!